差旅管理:让节省变成花钱的艺术

差旅管理公司在中国仍然是一个新事物,但在目前全球经济下滑的背景下,这些公司正迅速帮助各行业机构管理差旅预算,以更好地实现这部分资金的价值。

差旅管理:让节省变成花钱的艺术

事例回放一
某公司已将差旅外包给差旅管理公司,但是部门经理张先生仍表示很少使用差旅管理公司预定的折扣票,因为无法积累里程。 

事例回放二
某公司技术经理古先生需要常常往返北京上海,按照公司原则上不支持周六、日出差或返回的规定,如果每次出差逢周五,他基本都会赶周五夜间航班返京。

事例回放三
某外资会计师事务所王小姐在审计高峰季里基本上就是"空中飞人",公司为了方便改签,所订机票全部为全价机票,一年下来,差旅费用居高不下。

事例回放四
某公司通过差旅公司的监控数据发现,某员工出差常常不能确定返程日期,以至于需要定全价机票。部门经理立刻找该员工谈话,了解是他个人的工作问题还是其市场管理上出现了诸多不可管理的因素,需要加强市场管理。

当企业遇到上述前三个事例的时候,就是提醒这个企业该需要一个专业的差旅管理公司了;当第四个事例在企业发生时,作为差旅管理经理,就可以体会到差旅管理的必要性了。作为体现企业管理水平、管理效率的一个指标,差旅管理政策的制定、执行,财务管理的手段和程序,到员工行为监控、差旅数据分析以及差旅管理外包,牵动到企业的所有部门,因此专业的差旅管理公司绝不仅是为企业节省差旅费用,更是通过提供便捷、多样的差旅服务,让企业脱离繁琐的差旅管理,更专注核心业务。

随着国际差旅管理公司纷纷登陆中国,差旅管理在中国已不再陌生,众多跨国公司以及越来越多中国公司开始接受这个概念。在面对传统旅行社、在线旅行服务公司、差旅管理公司等商旅服务中介,其各自的优势在那里,企业如何选择,以下是本刊特别报导。

提升企业现金流管理水平
中青旅国际商务公司总经理张京宏认为,作为差旅管理公司一是要负责直接客户,即采购差旅服务的企事业单位,另一个是最终客户,即享受差旅的员工。企业需求的是省,员工需要的是舒适,将两者完美结合,就需要差旅公司来解决。

差旅管理和订票是两码事,是不一样的,很多公司的差旅政策和航空公司打交道、和酒店打交道,进行谈判和讨价还价,整个公司的差旅行为就被看成是订票。对于企业来说,对差旅费用的节省并不是一时一事的,而是体现在政策和计划上。在中国目前的差旅管理市场上,差旅公司还没有介入到差旅管辖的高度上,最多是满足公司需求。

对于大多数公司来说,订票时需要同时询价3家甚至更多,然后比价寻找最低供应商,这一过程大大浪费了人力成本和时间成本,到头来并没有省下很多。张京宏认为,现在的公司在规划日常出差时,往往就是省在当下,而不是制定全年的一个规划。从企业的一个长期博弈曲线来看,通过与一个公司长期合作,其失误率将越来越低,如果把成本过多的看在一单上,而忽略了直接成本的延续性和持续的间接成本,对企业的差旅成本控制并不起积极作用,直接成本并没有控制下来,间接成本也没有做到太到位。张京宏认为,对于一个月差旅费超过1万元的公司来讲,就需要一个差旅管理公司了。

中青旅国际商务目前可以提供专业差旅管理报告,差旅管理经理可以清晰了解成本在哪。通过各种reason code的标注,管理者对于公司的每一次差旅状况都可以掌握控制,就可出现前文事例四的结果。张京宏表示,对于"救火"性质的公司,在往返时间都是不确定的情况下,可以通过差旅管理公司的资源优势有一些优惠、免费或者升舱服务,既保证舒适和安全,又保证准时登记,机位保障率要高。综合起来看,企业的差旅成本是下降的。事实上,通过差旅管理公司整合差旅管理模式,公司可以获得比互联网和票代预订更低的价格。以机票为例,专业的差旅管理公司可以通过掌握客户全年用机票的统计数据,以此作为与航空公司谈判的依据,从而拥有更强的议价能力。根据客户订票量的大小,往往能够再获得一部分折扣。

在给企业省下差旅成本的同时,差旅管理公司的利润何来?张京宏坦言,中青旅国际商务目前利润来自服务费和共享节省比例两个方面,这是非常透明的方式。

"现金为王"一直以来都被视为企业资金管理的中心理念。企业现金流量管理水平往往是决定企业存亡的关键所在。通过提升企业现金流的管理水平,才可以合理的控制营运风险,提升企业整体资金的利用效率。张京宏认为,差旅支出是一个公司仅次于人力成本的第二大支出,往往是流动性最大。企业自行预定的机票和酒店,需要立即支付,不利于提升企业现金流管理。通过与差旅管理公司合作,相当于给客户一个月的无息贷款,现金周转速度得到几十倍的提高。另外,还减少了财务的结算时间,减少人工成本。差旅管理公司按月提供一个总账单,为企业减少了财务的人力、时间、保管等很多有形和无形的成本。

针对前文事例回放二提到的情况,张京宏给记者算了一笔帐,北京和上海间的全价机票为1130元,员工一定要赶在星期五回来,最便宜的航班也是在晚上11点以后,然后打车回家,加上1.5倍夜间行驶费,到家之后筋疲力尽,一直延续到周六。如果通过差旅管理公司,周末商务航班都会有折扣,以6折计算,可以节省452元,即一线城市4星级酒店价钱。如果偶员工选择家人一起度假、或者当地游览购物等,时间都很充裕,心情从容。公司也可以因为有如此人性化的制度而获取员工的满意度。实际上,成本控制是一门花钱的艺术,而不是节约的艺术。把减少成本与增加企业的竞争力、增加员工积极性与创造性、增加企业的顾客满意度联系在一起,才是有艺术的成本控制。因此,企业的差旅管理绝不仅仅是省一单的钱,而是要把机票和酒店并在一起,并结合员工的差旅体验而综合起来的一个差旅管理计划。

张京宏介绍,中青旅国际商务目前的客户群体设计金融、医药、地产、分销、咨询类等大企业及政府。他希望未来在客户数目达到3位数上线的时候,对客户进行满意度分析,实行专人销售,形成行业规模,为不同企业提供更加精准的服务。

差旅管理与员工满意度无矛盾
携程旅行网副总裁庄宇翔首先向《中国旅业参考》介绍到,差旅成本节省不仅是票价便宜。差旅管理首先应该是解决透明度的问题,然后为企业提供专业的差旅政策。因此,差旅政策的严格执行与员工满意度并不矛盾。另外,差旅管理不是单兵作战,公司内部各部门的联动效应很重要。

携程在管理系统方面,主要通过携程商旅通及商旅通智能报表有效在线管理企业商旅行为,全面科学减少商旅支出,目前是国内第一家提供数字化、在线智能报告的商旅管理企业。

庄宇翔表示携程的优势在于,依靠其强大的资源掌控能力,为客户提供本土化、量身定制的差旅管理和服务,其商旅管理除了为大中型企业提供专业、可靠的预订服务之外,还帮助企业制定差旅政策,通过严格的技术系统对企业差旅行为进行管理,挖掘其中可节省的部分,减少不必要的开支。

目前携程的主要客户是跨国公司和中外大型企业。通过为他们提供出差安排,灵活的费用结算以及专业的差旅报表,并提出费用节省建议,使客户的差旅成本和效率得到最优化。其盈利主要依靠收取服务费。

针对什么样的企业需要差旅管理公司的提问,庄宇翔认为,企业规模发展到一定阶段,差旅支出金额足够大的情况下,差旅管理公司的作用会十分明显。比如,资源整合,众多行业专家,合理化的建议,差旅政策执行支持以及专业的数据报表等。当企业决定将差旅外包给专业公司时,需要做好预订流程、授权流程以及报销流程等调整和配合的准备。

2009年由于世界性金融危机,许多企业消减开支,携程在这方面可以为企业提供哪些更优化的成本控制解决方案?庄宇翔向记者介绍到,携程对企业支出做具体分析和规划,然后提出费用节省建议。例如紧差旅政策,以控制或缩减差旅的支出;如减少不必要的出差,提高旅行者对旅行计划的合理性;降低差旅标准,要求员工必须选取最低票价或者低星级酒店;要求员工必须提前预订机票等等具体的实用方法,从而可以帮企业平均实现25%的成本节省。

在为企业控制成本的同时,携程如何兼顾到客户的旅行体验和安全?庄宇翔表示,携程通过与专业机构的合作发布预警信息,并且根据灾难报告提出最安全的差旅计划。一旦灾难发生后,携程会尽快提供商旅援救报告。

把商旅看作为一项投资
美国运通商务旅行部于2002年与中国国际旅行社成为合资伙伴,一起创建了国旅运通商务旅行。至今,国旅运通的规模已比成立时扩大了100倍。经历了7年多时间的中国差旅管理市场的发展,美国运通商务旅行大中华区副总裁及总经理兼国旅运通商务旅行中国区总经理罗迪向《中国旅业参考》表示,国内的企业在差旅管理上的问题仍然十分明显。

"在互联网的使用逐渐普及的情况下,企业仍需要适当的工具以协助它们达到节省成本及提高合规性的目标,以及把零碎的数据整合。现金以外的付款方法在中国的发展仍然存在困难。" 罗迪认为,大部分的国内公司都使用两家或以上的旅游管理公司,因此它们不能完全享受只使用一家旅游管理公司的好处。这是由于它们的支出分布在几家不同的旅游管理公司,以致其支出较难控制。如果严格执行转变管理和合规性,根据其总飞行量,通过优化现有支出,并且提高公司政策遵循度和更多选择优先供应商,美国运通平均能为企业节约3-12%的成本。

美国运通一直推行公司卡,在罗迪看来,公司卡不只是一种付款工具,它可以为企业带来各种好处,以帮助企业管理及更新业务程序,发掘节省成本的机会,并为差旅中的员工提供更佳的支持。 对于企业来说,公司卡能帮助客户获得最大的节省。它为企业提供报告,分析行业及供应商的支出,以识别可能的价格谈判机会。公司卡通常提供一系列不同的服务以协助公司节省商务开支。通过免除现金预支及利用免息分期付款,公司可减少现金流及更有效地利用其资金。此外,公司卡还能帮助公司保持控制开支,因为它能提供不同的报告以监控开支预算。公司在根据员工需要分配信用额时,能加以控制并保持灵活性。此外,一个集中的结账和支付系统可帮助公司更有效地处理行政。

对于员工来说,员工携带公司卡可安全无忧地旅游,因其可获得发卡公司提供的全球紧急支持服务,甚至可享用奖赏计划,或者从额外的优惠,如旅游保险中获得更高程度的安全。

罗迪表示,在企业商务旅行管理中,认知和控制是最为重要的。了解差旅及酬酢费用集中于哪一方面,可助企业透过谈判取得较佳的合约,尤其当它们能为某航空公司、酒店或租车公司增加其市场占有率时。企业应定时审查及改善公司政策,确保能紧跟业内的动态变化。同时,企业应使用更强硬的表达方式,在政策上给予非常明确的方向,让员工明白什么是或者不是政策以内的,并把政策的文字由指引转化为指令。

据罗迪介绍,美国运通在中国的客户主要是跨国企业,但越来越多的国内公司也已经成为客户,主要提供的服务有:1. 全球综合在线及离线方案以管理客户100%的旅游及酬酢总支出;2.提供个性化的方案以契合企业的需要;3. 提供推动报告及合规性的工具、技术及专长。通过帮助客户思考其整套旅游计划,并提供增值服务以节省成本,根据为客户提供的价值收费,而收取的业务费在总项目支出中只占很小的百分比。

对于差旅过程中的两大费用:交通费(机票和火车票等)和旅宿费,正确的差旅制度怎么将这两部分进行优化?罗迪认为,一个合适的旅行政策可提高合规性,带来聚合性及透明度,并且可通过单个数据库提供信息,使企业能在充分掌握资讯的情况下做出成本及利益的相关决策。它还给与客户开支管理供应商的选择权,并实现机票、酒店及租车以外的开支管理服务。

罗迪最后表示,现在越来越多的中国企业把商旅看作为一项投资,并愿意竭尽所能从此项投资中获得最大价值。美国运通仍将继续教育中国企业商旅管理的重要性,因为它能帮助公司节省成本,提高合规性及控制预算。

多使用首选供应商,多削减成本
面对 《中国旅业参考》关于"差旅管理"公司在中国的发展现状的提问,嘉信力中国区总经理钟明凤表示,自中国市场引进差旅管理的概念起,至今已经有6年了。总的来说,差旅管理公司在中国经历了一个长达五、六年的快速增长时期。以CWT合资公司为例而言,差旅管理公司自从2003年进入中国以来,年均增长率已经超过了30%。尽管现在是经济危机时期,但是中国过去20年经济的持续增长无疑预示着差旅管理将在中国市场拥有一个成功的未来。

"许多中国公司倾向于强调单个差旅交易的结果,而不是有管理的程序优化,即没有首选供应商战略。而且,很少有组织有详细的政策来管理机票,或是一个有效率的付款和报销过程",钟明凤介绍到,许多公司都有一个指定的旅行公司来管理公司差旅,这意味着这些公司其实把它们的差旅管理外包给了第三方。尽管如此,许多旅行机构只是在做一些基本的旅游履行服务,没有注重数据报告和项目最优化,而这恰恰是许多国内公司在选择外包差旅管理时应当更加重视的。

CWT在中国有很多跨国企业客户,遍布在制造业、金融业、IT、咨询、汽车、医药、石油和后勤等行业,主要提供的服务有:折扣机票、酒店预定和解决方案、差旅项目最优化、在线预定工具、数据整合和报告、旅客的安全跟踪、签证申请、会议和奖励服务。钟明凤表示,服务和差旅管理公司的概念,如CWT与传统的休闲旅游机构是有所区分的。CWT的关键价值主张不只是单单预定一张比别家便宜的机票,而是提供各种各样的改良打包技术和流程(如在线预定解决方案)、优化的旅行项目、加强的安全和安全追踪、及时精确的报告等等。这些工具在危机在特定地区发生时也能够发挥作用,为差旅经理们提供定位的工具,来通知和协助在高危地区的旅行者。CWT盈利来源主要是客服支付的管理费用。

2009年由于世界性金融危机,CWT在这方面可以为企业提供哪些更优化的成本控制解决方案?受当前全球性经济危机的影响,许多企业消减差旅开支,钟明凤看到了其中巨大的潜在商机。他认为,许多公司实际上已经把这次经济衰退看作是一个审视他们现存的差旅项目和政策的好机会。当中的许多公司在深入整合它们的差旅管理项目,如在一个差旅管理项目下整合所有的订票和酒店预定,来更好地控制差旅政策的执行,这有助于更多地使用低价位的机票,加强与首选供应商的关系来减少旅行开支,通过更多地使用这些首选供应商以最大程度削减成本。

正确的差旅制度如何优化交通费和旅宿费?钟明凤分析到,在具有挑战性的经济环境中,公司都在持续寻找控制差旅成本的方式,而需求管理工具能够成为有效的选择。有效的需求管理的关键是有针对性地努力——用一系列的行动来控制成本。最佳实践公司都在使用全面的需求管理方法,这个方法能够在公司的商业目标基础上优先考虑差旅。需求管理能够为公司提供系统的控制来根据需要影响旅行的数量、频率和规格。这是一个用来鼓励更明智的旅行的渐进过程,并不一定是减少差旅。

另外,一个有清晰任务、明确界定的旅行政策能够帮助公司实现效果显著的差旅节流。这些包括尽可能提前预定行程、授权使用有限制的票价及使用首选供应商。如果长期使用首选供应商,跟别的"最优价格"的供应商比起来,它们能够提供更低的整体价格。CWT的研究表明如果使用首选供应商,公司将平均支付少于正常票价23%的价格,少于正常房间5-14%的价格,这取决于旅馆的级别。

差旅成本管理究竟能够节省多少资金? CWT的研究表明,有明确界定的差旅政策和良好管理的项目能够节约多达20%的差旅费用,这主要表现在5个关键领域节省费用:提前的机票预定,限制的机票价格,差旅数据的收集与差旅计划的管理,与首选供应商合作,和使用首选预定渠道。

对于希望进行差旅管理的企业在内部要做哪些流程上的操作?钟明凤的建议是:对于一个经过管理的差旅项目来说,1.公司应当先制定一个清晰实用的差旅政策;2.定义一个合适的审批程序;3.最大程度地使用首选供应商;4.改变预定行为,更多使用在线预定工具;5.加强政策执行的内部沟通。

最近的全球事件如在泰国的反政府示威活动和甲型H1N1流感再次说明了差旅安全和安全追踪的重要性。CWT提供了一系列的产品和服务以通知公司用户某些潜在的危险,帮助他们在危机事件中定位和协助旅行者。CWT为客户提供目的地信息、旅行警报和事件报告,来保持公司和它们的旅行者在旅行前或旅行中第一时间知道这些潜在的和实际的危险,并为有复杂安全需求的客户提供加强服务。