今年的年会怎样出彩

年会具有激扬士气、部署战略、制定目标、奏响新一年度工作序曲的特性,历来被企业和组织视为一年一度不可缺少的"家庭盛会"。可是"如何不断创新,开好年会,达到更好的效果"却越来越让每一个年会筹办者煞费苦心。

企业年会有各种不同的类型,有答谢客户的,有员工总结大会,所以在计划之前需要明确职责任务,不同的会议需要不同的环境,召开企业年会要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息,通过收集这些信息可以制定出手头众多工作的计划。制订完善的会议计划确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议预期目标。

如何选择年会场地
场地的选择对于年会的举办至关重要。从地理位置考虑,关系到交通是否能够方便到达;从环境上来讲,该场地是否可以与公司的企业文化相契合,如果是客户答谢会,选择环境好的场地则是彰显公司实力的有效途径;从设备上来讲,因为每个年会都有自己的既定目标,在策划中融入了自身的创意,对于设备齐全的酒店来说,从灯光、音响、摆台、舞台效果等方面可以烘托全场气氛,有的甚至可以升华活动主题,超越预期。在这方面,高星级酒店的综合实力会显得尤为突出,而服务上,也可以得到保证。《中国旅业参考》选取了3家酒店年会服务加以介绍,以供参考。

武汉华美达光谷大酒店
武汉华美达光谷大酒店宴会及会议统筹总监余丽娟向《中国旅业参考》介绍到,酒店在2011新春年会打造上从3方面给客户提供耳目一新的感受:第一,全新的宴会菜式出品。精选套餐内将搭配"鸿运如意金猪"一只作为头盘,给年末宴会带来不一样的奢华气派与良好的祝愿。第二,采取新颖的宴会摆台方案。酒店的宴会服务团队将根据场地的特点与客户需求,创造性地提供不同于以往的摆台方案,如十字型,双回型,小圆台等,让同一客户的每一次活动都有不同的视觉感受。第三,推出不同的宴会产品组合。精选主题音乐+电子背景墙营造的将是一个唯美动感的场景,配合不同公司的企业文化,能够将年会的重点淋漓尽致地烘托出来。

在年会场地方面,武汉华美达光谷大酒店可以提供从700平米的大厅到300平米和100平米的小厅,可供不同规模的活动选择;而适合举办的宴会形式非常多样化,从严谨的政府总结会议,纯商务的签约酒会,到盛大的颁奖盛典和狂欢Party,以及轻松温馨的私人宴会都可以在这里举办。

在服务方面,余丽娟介绍到,酒店特设的宴会与会议统筹部提供一站式对口服务:他们提供的详尽专业的活动方案中除了包括电子台型图,实景案例图片,活动分类预算,带图片的精选菜单这些传统项目以外,还包括酒水采买,水果小食采买,礼品/奖品采买,鲜花采买,场地布置,司仪和摄像等贴心解决方案供会务组织者挑选。

余丽娟表示,酒店在投入营运的4年中接待过的经典年会案例不枚胜举。在2010年12月26日举办的"2010首届湖北小姐大赛总决赛暨颁奖盛典"在酒店700平米无柱大宴会厅-东湖厅豪华落幕。如果说传统意义上的场地优势定位于面积和空高这两项,那么现在场地的长宽高尺寸的最优比例将是客户最看重的;正因为这样的硬件参数,此次活动的亮点-无障碍的视觉冲击,最合适的视距,足够的空高使得360度的俯拍达到了演播厅般的效果。此次活动取得圆满成功。

2011年1月3日国网电力输电技术事业部周年庆典在酒店位于同一平面的两个宴会厅进行。此次活动的亮点和成功关键在于服务细节。客人先进行座谈会议,会后转场进餐,并且用餐过程中要即兴演唱。专业的会议统筹团队为客人绘制了两套摆台图型备选,特别安装了卡拉OK点唱系统,并且为客度身定造了歌曲曲库,启用了大型电子背景墙作大屏幕使用;同时精选了两首主题曲作为开场和结束时气氛的营造。细节决定成败,整个活动隆重而流畅,热烈而有序,给所有人留下美好的记忆,难忘的瞬间。

重庆海逸酒店
重庆海逸酒店市场推广部副经理王黎旎告诉《中国旅业参考》,酒店为了让年会更具创意性,特别设置了环绕幕墙,让客人在活动中体验不一般的视听感觉。

酒店拥有面积为520平方米的宴会厅,可以作为客户不同规模的年会场地。酒店提供标准视听设备,投影仪。以及环绕投影幕墙。

酒店可拥有专属会议统筹经理,可以根据客人要求为客人量身定制会议流程及安排。

据王黎旎介绍,酒店曾接待过深圳兰亭科技、中国超声医学会工程学会、中国保险学会等会议活动。

厦门海悦山庄酒店
厦门海悦山庄酒店高级会议及宴会统筹经理王海琴介绍到,厦门海悦山庄酒店背山面海,拥有多样性的丰富场地选择。海悦山庄酒店会议设施齐备,室内大小会议及宴会场地共3500平方米,其中最大的宴会厅无柱式设计挑高8米,面积1000多平方米;配备全球顶级商务及盛宴设施设备以及专业的会议及宴会服务队伍,为各种不同规模的高端会议、宴会、会奖旅游和社交活动提供场地支持。

此外,海悦山庄酒店拥有会所与酒店两大部分,共464间客房,还拥有园林、湖泊、青山、峡谷以及50万平方米皇家园林和热带雨林式的花园泳池等各种多样场地,可以提供丰富的且独具匠心的池畔发布会、露台聚会、大草坪宴会、山谷拓展活动、名车试驾等特色户外会议或宴会项目,拥有更多新鲜的活动选择,满足品味和档次的追求。

王海琴表示,专业的会议统筹团队可以为年会客人提供主题宴会服务,提供从策划、设计、布展、旅游、节目表演、花艺到厦门城市文化体验等一站式服务。酒店已经接待过众多国际大企业的年会,如保时捷中国、宝马中国等。

买家经验:酒店的会务建议让组织者轻松
北京传世荣耀传媒文化有限公司定期会承办各类活动,如新闻发布会、新品推荐会、公司年会、颁奖典礼、论坛及路演,也在公司内部组织策划客户答谢会、员工表彰会等。客户总监王鲁娜表示,所承办的各类活动规模不等,比如,新闻发布会、新品发布会的规模在150-300人,公司年会、颁奖典礼、论坛规模在500-1000人。公司内部客户答谢会、员工表彰会规模在50-100人。

在组织各类活动时,对活动场地有以下几点要求:1、场地环境气氛符合活动的定位和气质。2、场地交通便利,便于嘉宾赶赴参加活动。3、场地有足够的空间,尤其是高度,可以充分实施搭建设计。4、场地的安全性,尤其是配电供应量是否充足,电线线路的安全性及承重柱或梁的承重安全。5、部分活动还需要大型设备如汽车展示等,需要场地有宽裕便利的通道货梯等配套设施。6、配套设施及服务,如餐点的口味质量、场地服务人员规范性、贵宾室的远近、场地外围综合环境统一、停车位是否充裕等。

在举办年会方面,王鲁娜认为,第一,会选择尽量新的酒店。第二,店离主办方交通便利。第三,年底很多酒店会推出年会优惠活动,也是一个选择参数。第四,年会一般只考虑五星级酒店。

公司曾经选择过的酒店有北京柏悦酒店、北京JW万豪酒店、北京万达索菲特大饭店、北京东方君悦大酒店、丽晶酒店、国宾宾馆、北京香格里拉大饭店、北京五洲皇冠假日酒店、北京文津国际酒店等。在合作过的酒店中,北京柏悦酒店最让人印象深刻。王鲁娜表示,该酒店会根据年会规划及酒店的配套设施,主动提出合理化建议。对于带用餐的年会,王鲁娜认为,北京JW万豪酒店和北京万达索菲特大饭店的西餐质量最高,用餐服务也最好。

王鲁娜带领团队曾经于2009年和2010年圣诞前夕连续两次为欧美同学会2005委员会策划执行年会,地点都设在北京柏悦酒店。为了呼应主题,现场布置处处体现2005的logo和圣诞装饰元素。酒店方也别出心裁的在为宾客提供的甜品上设计了2005的logo,在桌花的设计上加入了圣诞元素。特别值得一提的是,年会除了常规的领导致贺词,文艺演出,还加入了主题演讲及慈善拍卖环节,为企业文化注入了前瞻性的主题思想和丰富的奉献分享爱的意义。

北京柏悦酒店、北京JW万豪酒店、北京万达索菲特大饭店、北京东方君悦大酒店、丽晶酒店、国宾宾馆、北京香格里拉大饭店、北京五洲皇冠假日酒店、北京文津国际酒店