会议采购与选址的第三方选择

全球最大会议采购公司之一的HelmsBriscoe(汇伯)于2011年3月进入中国,与六艺旅游共同搭建会展采购业务平台。六艺旅游集团旗下的会奖部门作为汇伯在大中华区的业务总代理,全力开发中国会奖市场。

据资料显示,汇伯总部位于美国亚利桑那州,2010年,汇伯在93个国家预订了超过386万间夜的客房供其会议客户使用。目前,汇伯在42个国家拥有1200多名在会议行业平均工作经验超过12年的资深顾问,每年为全球超过9,000家的长期客户提供服务。在汇伯进入中国9个多月的时间里,其在美国的成功是否可以复制到中国?《中国旅业参考》日前采访了汇伯大中华区执行总监王岳。

"我们认为在很多行业,一个外国企业是否适合中国市场取决于该企业的核心运营模式是否能够满足国内客户的需求,以及该企业是否足够努力的向国内市场学习,足够尊重并灵活的应对市场。作为一家自始至终以客户为导向的会议采购公司,我们对此充满信心并时刻谨记",王岳告诉记者,将HelmsBriscoe的中文名字定为"汇伯",取"汇聚伯乐"之意,这与汇伯将在中国积极扶持独立会奖策划人的策略一致,希望能够与供应商伙伴共同努力,为中国会奖行业带来新元素。

王岳介绍到,经过9个多月的发展,在客户和合作伙伴的支持下,汇伯在国内的发展非常顺利。除传统的入境业务增长迅速外,通过加入汇伯的数十位会议顾问,在半年多的时间里汇伯为国内客户提供了数百个活动的会议采购服务。这些都达到了预期目标,同时汇伯预计在未来的国内业务方面会有更大的增长。

汇伯在会议采购和选址方面的优势有哪些?王岳介绍到,首先,汇伯作为世界上最大的第三方会议采购与选址公司,与众多包括酒店集团在内的相关供应商保持长期的密切合作关系,汇伯的会议顾问专门为企业、协会、以及会议与活动策划公司等客户提供在全球范围内的会议场地及酒店的采购服务以及选址建议,谈妥价格和合同细节,每年汇伯帮助客户采购超过6.75亿美元的会议酒店都是在这样模式下进行。经验证明,酒店会对这种模式以及客户的活动很好的配合。其次,作为专业的选址公司,汇伯使用庞大的数据库,囊括了全球85000多供应商资源以及自己积累的以往采购纪录和使用心得,汇伯将这些信息反馈到客户,能帮助会议顾问在第一时间找到真正合适的酒店,为他们提供便利;最后,汇伯有专业的顾问团队。汇伯在全球的会议顾问超过1200名平均行业从年时间超过12年的会议顾问,这使得汇伯可以为客户在理想的目的地甄选最适合的酒店和场地。对于目前国内会奖业而言,这种国际通行的会议采购模式优势明显:节约大量的时间和精力,进一步控制成本,并且由于合同仍由客户和酒店签订,客户对于整个会议活动的掌控不会受到改变。第三方选址公司一般不做活动的执行,专精于其自身业务范围,因此在为会议和活动的酒店采购业务方面做到非常专业。

王岳告诉记者,汇伯与国内市场上活跃的主要酒店集团都有合作。由于以往的采购主要是在入境市场方面,因此考虑到客户的认知等原因与外资品牌合作较多。自从进入中国市场之后汇伯也与很多国内酒店集团展开了深入的沟通与合作。

国内很多会展公司和公司都有自己的采购部,大多数对于第三方采购并不熟悉,而在过去的工作经验中,这些采购部也可以胜任这些工作,汇伯的市场机会在哪里?王岳表示,第三方选址的核心在于为客户省时,省事,利用规模相应降低采购成本和相关风险,同时客户从而可以将精力集中在更重要的事情上。选址这一工作并不是一件简单的事情,在下决定前,有很多的准备工作需要去完成,比如对目的地的了解、对于会场的了解、对于会场周边的了解、对于会场设施的了解等等,是个非常复杂的过程。汇伯的机会就在于:专业性。通过专业的评估,为客户提供精准的审核结果,并最大程度的替客户减少成本开支。最主要的一点,对于客户提供的服务完全是免费的,并不是把汇伯的利益转嫁到客户身上。帮助客户做所有与酒店签订合同之前的事情,而不向客户收取任何费用。汇伯的收入全部以佣金的形式由供应商,即会议场地或酒店支付。

汇伯采取的是让独立会展策划人即会议顾问加盟的方式,王岳非常欢迎国内的独立会议策划人加盟汇伯,从而可以在更大的平台上为客户提供相关服务,汇伯会在相关培训,行业信息分享以及供应链等多方面支持会议顾问业务的发展。汇伯采取的是让独立会展策划人加盟汇伯的方式,使中国的独立会展策划人站到汇伯这个大会展采购平台上,并因此获得汇伯独有的全球8.5万家会议型酒店、会展中心的全套供应商数据系统。这可以海量扩充中国独立策展人的会展供应商资源,为他们插上在世界各地开展业务的有力翅膀。 汇伯的"会议顾问"模式对于国内的中小型会议活动策划公司以及独立会议策划人的业务发展有很大的帮助。对于独立会议策划人而言,加盟汇伯后可在更大的范围内为客户提供服务,得到全球完善的供应网络及信息支持,并获得更多来自国内外的商机。由于汇伯专注于采购,而会议与活动策划公司可全盘把控活动执行,因此双方有广阔的合作空间。

"中国现有很多独立会展策划人曾经都是酒店的高级管理人员,手里掌握一定数量的客户。但相对具有庞大客户群的会议采购公司而言,会展策划人拥有的客户量还是太小,酒店并不买他们的账,使得他们的议价能力很低,行业竞争力也相对较弱。"王岳表示,加盟汇伯后,中国独立会展策划人能够以更优惠的酒店价格为客户提供服务,还可以扩展自己的客户群。

谈到自己的入行经历,王岳告诉记者,他与会展行业的结缘是在一家知识产权公司工作的时候,当时因为工作原因接触了大量展会,由于对这一行业的兴趣,进入了一家国际会展公司,正式地开始了成为"会展人"。期间参与运作了六个面向不同行业的品牌展会,后来也是因为在会展活动上接触了汇伯及其在中国的合作伙伴六艺,开始了自己在汇伯中国的工作直到现在。

通过自己的会展职业经历,王岳认为国内会议行业正在处于一个高速发展的阶段,未来会有更多的会议策划人和策划单位在市场上出现。同时,无论是商业会议或者企业会议的组织者,都会在不远的将来迎来对会议的投资回报率进行细致评估的战略会议管理时代,国内的会议行业必将更加繁荣。