在北京策划会展活动

说起今年的入境会奖旅游,国旅总社入境游总部国际会奖区副总经理姚红向《中国旅业参考》表示,因为全球经济不景气,很多国外企业的会奖活动都压缩开支,有的是取消,有的是减少人数。

在北京策划会展活动

同时,各国为了维护本国旅游局经济,保护本国的旅游产业,鼓励企业将会奖活动放在本国进行。另外,H1N1的爆发,使整体入境的会奖活动受到双重打击。

姚红告诉记者,尽管今年的入境会奖下降了30-40%,但是依然可以看到国外很多企业因为看到了中国的巨大商机和潜在的市场,所以还是会把公司会议放在中国举办,比如新能源、医药、汽车等行业,但是整体费用降低了很多。针对这样的情况,为了吸引更多的客人来中国举办奖励旅游,会奖区在原有的设计项目上增添了一些新内容,如配合公司的人力资源的培训,提供团队训练和教练项目,在创意活动部分将企业公司客户的形象设计和品牌推广融入到活动中去,使客户的每一次活动都可以达到把奖励员工、人力资源培训、市场推广等作用,起到"一石击三鸟"的作用,让客户感到物超所值。姚红告诉记者,国际上有预测会奖旅游将在明年下半年开始好转,中国国内的会奖旅游在今年的整体表现还不错。在谈到北京作为会奖旅游目的地资源优势时, 姚红从4个方面来分析。第一,政府支持。北京市政府和北京市旅游局对发展会奖旅游产业大力支持,并专门提供资金鼓励企业参与国际会议的竞标,并联合主办会议活动,或作为支持单位。第二,后奥运遗产。后奥运的影响扩大了北京影响力,奥运之后的奥运场馆成为新北京的代言,为了能亲眼看一下"鸟巢",很多原先没计划在北京举办的会议或会奖活动改到了北京。另外,位于奥林匹克公园内的国家会议中心也成为大型会议、展览、活动、晚宴等举办的新场地。第三,北京的独特文化。无论哪个国家的企业如想在中国发展,就要先了解中国的文化。这是进入中国的第一步。配合会奖旅游不同的主题,北京有太多的文化元素可以注入不同的会奖旅游活动的设计。第四,志愿者服务队伍。对于国际会议的召开,志愿者队伍是一个重要的资源,而北京奥运会志愿者服务的经验为北京日后的各种大型国际会议提供了的保障。

姚红所领导的团队,充分运用北京主要会奖资源优势,将新场地,新文化元素结合起来,适合公司活动的主题思想,为每次会奖活动都设计不同的创意。比如她所带领的会奖区在今年举办的"世界青年总裁协会全球董事会"中,就将中国文化中的"融·和"理念贯穿整个活动,体现了家庭融合、社会融合和中西方融合。让董事会成员及家属从历史渊源上了解中国的哲学思想,传统习俗,中国人的思维模式,从而更好地认识中国,投资中国。除了上述以中国文化作为创意活动元素以外,姚红还带领团队做不同的尝试和实践。比如在针对企业团队建设方面,以北京新景点为依托,采用美国CBS电视台从2001年开始按季播出的真人秀节目《极速前进》,节目的模式,设计团队竞技项目,让企业员工进行速度,智慧和胆量的比赛,达到了提高团队协作,集中集体智慧,锻炼个人毅力,勇于接受挑战的良好效果,受到客户的欢迎。

姚红在谈到入境会奖旅游业务时,强调了与会奖饭店的合作是最为重要的。她们曾经合作过的饭店主要有国际俱乐部饭店、中国大饭店、北京东方君悦酒店、北京王府半岛酒店、北京丽晶酒店、北京香格里拉饭店、北京金融街威斯汀酒店、福朋喜来登酒店、北京嘉里中心酒店等。

结合组织活动的经验,姚红作为酒店买家提出了几点建议:1.建立稳定的酒店的会议和奖励专业接待队伍,如果人才的流动太大,使客户担心是否能够保证专业接待质量,使买家很难有信心在客户面前推荐该酒店。姚红希望酒店要稳定管理队伍,从而稳定客户群,使合作具有延续性。2.希望酒店多创意一些主题晚宴,北京食街,皇帝之夜等酒店内的主题晚宴已经有10多年的历史了,大部分酒店都会做,酒店需要在主题晚宴上有创新,要与时俱进,而酒店在这方面往往是不敢创新,比较保守。3.在室外大型晚宴餐饮服务上,要研究外卖菜单和宴会菜单的不同,提高送餐质量,弄清楚哪些菜品是适合外卖的,还要考虑食品的色、香、味、型是否适合外卖,提倡绿色,节能,环保的送餐服务。4.很多大公司或者企业协会的会议是非常注重企业社会责任以及环保,所以酒店在提供会议产品时一定要将环保考虑其中,提倡绿色会议,比如茶歇、晚宴、会议用品、场地及背板的设计等方面,都要设计出绿色会议服务的新产品满足客人需求。

活动计划并未受到金融危机影响
米其林(中国)投资有限公司北京办事处轿车及轻卡轮胎替换市场部活动经理李冬冬主要负责公司的会议和活动的策划、组织以及与供应商的合作,她向《中国旅业参考》介绍,公司每年都会在全国不同的城市举办不同类型的会议,比如新产品上市发布会、经销商代理商会议、员工会议等。虽然今年金融危机对商务会展市场产生了一定影响,但是李冬冬表示,公司今年的活动计划并没有因为金融危机而改变。
   
李冬冬告诉记者,今年公司在3月份曾经在北京万豪酒店召开经销商会议,大概有600多人参加,由于规模较大,由北京的一家旅行社会奖公司负责机票和酒店的预定以及接机服务。另外,今年10月,公司还将在中国大饭店举办800人以上的经销商、代理商大会。在选择会议酒店方面,李冬冬表示将会从酒店的接待能力、价格、地理位置等要素来综合考虑。另外,该公司也曾经选择过北京国际饭店、北京九华山庄酒店、北京万达索菲特大酒店和昆仑饭店的会议产品或者住房方面的服务。
   
通过一系列的会议活动经验,李冬冬认为选择知名品牌酒店举办会议活动一般不会有什么大的问题,而酒店的整体服务水平也与其价格相对应,最后希望酒店在团餐服务方面可以进一步提高。

京味儿文化为活动注入活力
北京迪思公关顾问有限公司是一家本土的公关咨询公司,致力于为国际国内企业客户提供整合营销服务,以达到客户利益最大化,使品牌得到提升。公司通过本土化的文化背景、具有竞争力的价格、专业的人才服务,为众多国际国内知名企业提供各种整合营销服务。

对于今年的公关活动市场呈现什么样的变化,北京迪思公关顾问有限公司行动营销事业部总经理赵震宁向《中国旅业参考》表示,全球性金融危机对公关活动行业的确造成影响,很多企业会压缩预算,导致很多活动减少乃至取消,比如快消品和IT行业最为明显,而医药和汽车行业的活动受影响不大。有一些企业对活动也进行调整,中小活动由企业自己做,而大型的公关活动和商业活动则会交给公关公司,但是数量在缩减。经济危机下的企业一边压缩开支,一边采用简单方式来进行品牌营销。业内普遍认为,明年的公关活动会有所上升,企业会逐渐恢复宣传的经费及规模。

公关公司为企业客户做活动的创意性是有目共睹的,在赵震宁看来,北京有许多活动资源优势,为创意创造无限可能。北京最大的优势是地域优势,作为中国的首都,北京的历史、人文等都可以为企业会议活动注入新鲜元素。以北京的建筑为例,曾经将某一企业活动的场地以北京特有的黄瓦红墙做装饰,充满了独特的北京文化,也让传统的中国文化和创意文化互相结合,让客人感受京味儿。

其次,北京的硬件优势比较显著,酒店和各种会议场所可以满足各种活动的场地需求。第三,资源方面的优势主要表现在,北京聚集了一大批国际化的活动资源,尤其是在国内外演出资源方面,可以找到不同国家地区风格的表演。第四,北京的交通便利,为活动的举办提供保证。

利用北京的地域特点,赵震宁曾经为某电器公司在奥运前策划一组"奥运前时代"的活动,即参观当时在建的奥运场馆,让客人感受奥运为北京带来的变化。奥运之后,在为长城润滑油策划经销商大会时,赵震宁带领团队推出"奥运后时代"主题活动,让来自全国各地的客人通过参观奥运场馆、北京胡同等,感受北京人居住环境的变化,并将北京奥运倡导的"绿色"主题与该企业所倡导的环保理念相吻合,达到很好的效果。另外,在为某制药公司策划全国联谊会的活动中,在北京港澳中心搭建了别开生面的以老北京生活为主题的场景,包括老北京特色的着装、市井活动、杂耍、伴宴等烘托主题。

在酒店场地选择方面,赵震宁列举了曾经合作的酒店有港澳中心酒店、北京香格里拉饭店和北京五洲皇冠假日酒店等。就同一星级的酒店来说,赵震宁表示会从交通便利情况、设施、硬件、酒店品牌等方面考察。针对目前北京的同一星级的酒店来说,硬件条件差别不大,但是在服务方面的确需要提高。比如,酒店从前期联络到后期总结工作,有待改进;还有的些酒店存在信用问题,疏忽对人员的管理,表现在预先定好场地的情况下,酒店方面有反悔取消的现象,服务水平和人员管理水平有待提高。

后奥运时代的北京会展
北京兰颖泽会展有限公司经过多年的发展,凭借在会展行业内的行业整合经验优势,拥有一套完整的客户分析系统及活动操作流程体系,能够有效、准确的把握客户需求,对于在国内外举办会议活动具有丰富的活动策划执行与管理经验,同时更重要的是通过细致的策划及管理提升企业品牌形象。那么今年的会展活动市场都面临哪些挑战,而奥运后的北京又呈现出哪些会展活动方面的优势,《中国旅业参考》日前采访了总经理董杰。

在受金融危机影响的环境下,的确有很多企业在市场活动方面受到了一定的冲击,特别是汽车、金融、外贸、房地产等行业,活动预算减少,但是董杰认为,市场活动品质上仍然保持着较高标准,因此在为客户提供方案时就要考虑到预算及活动效果上的平衡。最主要的是金融危机给会展行业带来了挑战,从业人员要学会抓住市场、分析市场,用不多的预算给企业带来最需要的企业推广活动,达到企业最佳效果。

董杰认为,北京是既具备传统文化,同时又具备国际化现代气息的城市,同时后奥运时代给北京同样带来了更多的商机,除了世界闻名的古迹外,独特的奥运场馆也是北京向世界介绍的中国古老文化和现代文化交融的产物,在活动中将会把北京的多种传统文化元素进行推广。例如北京把中国饮食和具有中国传统风格的景观文物结合在一起开办的特色餐厅,如:郡王府、恭王府、乙十六号、大宅门等这些都具有传统风格和现代风格场的餐饮活动和会议用餐场所,真正体现了北京的文化底蕴,同时就奥运场馆附近也新开业了一些酒店,如北辰洲际酒店,眼前即是鸟巢、水立方,这都将是后奥运时代的独有资源优势。另外,北京后奥运时代很多场馆、独特文化氛围的798工厂都可以给跨国公司、集团客户举办各种会奖活动,如果策划好主题将给客人带来意想不到的体验。

在酒店方面,董杰表示MICE会议较多选择北京万豪酒店、北京丽思卡尔顿酒店、北京金融街威斯汀大酒店、北京金茂威斯汀大酒店、北京东方君悦酒店、北京北辰洲际酒店等,这些国际品牌酒店在应对国际会议时都具有较高的专业性。但是目前酒店的MICE服务部门对于会议活动方面的专业知识了解不够,还停留在预订酒店和会场的初级水平,会展酒店的选择是考虑到活动的内容、规模、主题内容,开会的形式也是多种多样的,如果寻问一些会场专业性问题不能给予解答,酒店销售会展专业性培训又少,这样对酒店专业会议的承接能力将大打折扣,也不利于酒店的正常发展。