如何选择酒店餐饮外卖服务?

随着会展活动、公司开业、招待会、奖励旅游等活动的增多,"外卖"作为一种特殊的服务形式逐渐被认识,近年来市场需求不断增加。会展市场的蓬勃发展促进了高星级酒店纷纷将创收重点放在了会议接待方面,在除了提供传统会议接待以外,对于外卖送餐服务也开始重视,通过对菜品的包装、开场的设计,包价的制定,来不断提高市场占有率。

外卖不同于简单的送餐,其中包括复杂的环节,并不是一般的餐饮供应商所能够提供的。作为公司活动买家,会展公司的组织者,如何选择好的外卖服务对于一场会议活动来说显得尤为重要。在本专题中,我们将探讨外卖如何为会议活动想配合,并提升效果。

何为外卖?
外卖看似非常漂亮、易懂、简单,就是做一些食物并提供一下服务,其实这是对外卖最基本的认识。真正的外卖有很多内容,是一项复杂的系统工程。对于一个大型活动,外卖包括计划、准备、团队合作、创意、设备等一系列内容。

一方面,食物毫无疑问是外卖的开始,但这只是这个工作的开始。通常酒店外卖参与了活动的设计,因为提供外卖的酒店有很多也是包括了全程会议服务,食物已经不再是焦点,而只是整个活动的一部分,要担当满足视觉、听觉、触觉、嗅觉、味觉的多重需要的角色。在恰当的氛围中,当客人可以感受到这些感官体验时,就说明这个活动是非常特别和值得记忆的。当然,精心准备的食物可以唤起客人的味觉、嗅觉和视觉,甚至触觉,但是它不能超越活动本身,酒店外卖希望从装饰到酒杯,都可以给客人带来相同的感受。

另一方面,无论是50人的鸡尾酒会,还是500人的大型活动,其目的都是相同的,即最大程度地让客人满意,如何达到这个貌似简单的任务,正是从一个个简单的问题开始。从餐具到鲜花,从灯光到桌布,从餐桌到音乐,每一项事物都要和食物互相协调来达到一个无与伦比的体验,一致性是其中的关键,要求每一个方面都达到同步。

如何做好一次成功的外卖?
烹饪

从最基础的水平开始,外卖是关于食物的一切活动。无论场地是如何装饰得漂亮,或者如何仔细地安排,客人都不希望食物是糟糕的。所以会议活动选择外卖,需要看烹饪经验是否充足,还要看菜单的设计,安全地准备,加热和大量食物的运输情况。

食品安全
一个好的外卖服务要确保食品安全,提供外卖服务的酒店要给员工充分的这方面的培训和考察。

客人服务

外卖还要与客户一起设计菜单。礼貌、得体、讲究策略性是必要的,因为要说服客户去同意更换原料或者改变菜品。好的交流是保证客人做好会议活动的前提。

灵活性和创造性
食谱需要调整以应付食物过敏,烹饪方法也要适度改变来适应宗教饮食规定或者个人喜好。外卖服务应该胜任这样情况并且在这个过程中充满信心。

领导力
外卖要管理厨师、服务人员、清洁人员和洗碗人员,同时要确保团队了解全部时间表,管理好餐位、服务顾客,食品安全法规。最必要的是为客人提供方向和建议。

如何选择一个适合的外卖服务?
大多数专业的外卖服务商都希望带给客户一个印象深刻、充满创意的、成功的活动体验,让参加活动的来宾对餐饮感到满意。但是,作为一场活动的一个环节,外卖的角色不仅仅是准备食物,更重要的人物是要帮助客户实现想法,让会议活动显得气派或者简单温情。

1.考虑预算
活动组织方在选择外卖服务酒店之前,必须要仔细考虑预算。他可以告诉酒店一个预估的预算,这样酒店可以帮助选择一个最佳的服务、菜单以及其它细节,来迎合客人的需求或者能够影响会议活动的风格。这样,外卖不但不会超出预算,同时还可以让参会者满意。

2.提前考察
一次好的外卖服务将是让组织方和嘉宾感觉特别的,所以在选择外卖服务之前,要考虑好本次活动想达到什么样的效果以及哪些是可以实现的,这样可帮助找到一个好的外卖酒店。越早寻找外卖酒店,就越有时间去比较、品尝食品的差别,感受服务的不同,甚至可以更正活动中的细节问题,比如调整菜单。另外,还要与外卖酒店确认是否可以满足特殊要求,比如节食、素食或者其它的饮食禁忌。如果这种特殊服务报价太高,则需要调整菜单,增加菜品的丰富性,并达到平衡,以满足每个人都能够吃到可以吃的东西。

3.餐饮以外的服务
外卖服务不仅仅是提供餐饮,而是提供从开始到结束的无缝隙服务。这包括提供值得信赖的专业的、有礼貌的服务人员,一定程度上担当会议组织者的角色,管理从餐具到餐桌的一切事情,能够执行会议组织者的要求,此外,还要考察是否在预算内提出合理化建议,是否有过度承诺的行为。在选择外卖酒店之前,还要通过各种途径了解酒店的口碑以及成功案例,来做出正确的判断。

酒店谈外卖

北京燕莎中心凯宾斯基饭店
北京燕莎中心凯宾斯基饭店会议及宴会销售总监薇薇安•罗伦兹告诉《中国旅业参考》,餐饮外卖服务拉长了酒店餐饮业的后备战场,市场前景非常广阔。外卖服务一直是北京凯宾斯基的强项之一,它对于酒店的收入拉动具有相当大的意义,是宴会销售部门的一个亮点。

薇薇安•罗伦兹表示,参加不同的宴会活动,人群特点都会不一样。食物口味、宴会风格、酒水搭配等都会存在差异。北京凯宾斯基饭店本身就有中餐、德餐、意餐、日餐等风格不同的餐厅,这一点能确保酒店能非常灵活的提供外卖餐品给不同的人群。

在提供餐饮外卖服务时,场地勘察非常重要,要考虑到现场环境,条件限制、客户希望呈现的氛围等问题,可谓事无巨细。薇薇安•罗伦兹表示,这一切都需要与客户充分的沟通,预测到可能潜在的问题,并充分了解客户的期待值,力争在这个期待的基础上给他们带来惊喜。

薇薇安•罗伦兹介绍到,凯宾斯基在给客户提供解决方案时,最基本的是满足他们对于食物和酒水的要求,酒店在中餐和西餐上都具有优势。其次,从台布、餐具到移动厨房设备,现场厨师烹饪、调酒到富有经验的服务团队,凯宾斯基在品质上保证客户真的"放心"。基于18年来的专业经验,无论是几十人的酒会,还是几千人的大型宴会,酒店都有足够的人力资源和硬件保障应对自如。

北京燕莎中心凯宾斯基饭店在2010年10月份为奔驰戴姆勒公司戴姆勒大厦梅赛德斯-奔驰星徽亮灯仪式提供了高级别外卖,地点是在其北京望京总部;还在朝阳公园为该公司的"家庭日"活动提供了1500人的外卖。

武汉新华诺富特大饭店

武汉新华诺富特大饭店行政助理经理李罡认为,外卖业务是使得餐饮收益增长的来源。现如今酒店行业竞争激烈,在餐饮方面,酒店既面临着跟其他五星级酒店竞争,还要与大型社会餐厅进行激烈竞争,而提供餐饮外卖服务则是酒店服务质量和服务能力的体现标志。

在提供餐饮外卖服务时,就是根据不同客人的口味,可以提供中式、日式、欧式、东南亚等不同地域风味的美食,宴会服务人员还可以根据客人的要求,加之以专业的建议为客人量身定制令其满意的菜单,无论客人喜爱什么美食,酒店都能在其合理的预算中精心为其准备。

在提供餐饮外卖服务时,都有哪些注意事项?李罡告诉记者,根据客人的要求,酒店会提供卫生、产品品质、安全、装饰设计等相同于其在酒店内得到的优质服务。这就意味着酒店需要有全面的考虑与良好的组织,在具体实施前要把所有可能发生的情况纳入考虑范围。比如,提前去外卖场地检查,确保需要的设备、设施齐全,确保场地适用于宴会外卖,以便能够处理任何突发情况。在餐品方面,酒店可以提供主题茶歇、下午茶、鸡尾酒、西式自助餐和中国套餐等。

李罡介绍到,酒店曾经提供餐饮外卖的案例有:2007年法国国庆节1200人鸡尾酒会和自助晚餐;2008年保时捷俱乐部主题茶歇;2009年阿海珐工厂开幕式自助午餐;2008年至2010年中国华润置地薄若莱新酿品尝会;2010年神龙汽车公司年会派对等。

武汉新华诺富特大饭店曾经为中国华润置地薄若莱新酿品尝会提供过餐饮外卖活动,该活动是在新建成的公寓花园中举办的,在活动举办前,酒店的相关工作人员至少5次到现场查看,以决定它最优的布局,譬如现场设备安装、水、电力供应循环等,根据现场环境和活动需要,提供三种不同风格的装饰设计以供客人选择。在菜单设计方面,为了符合酒会的安排,酒店采用最适合的原材料准备了不同风味的美食给中外客人。同时,还提前对服务人员进行葡萄酒知识培训,以便他们能随时解答客人的疑问,使客人懂得如何品尝葡萄酒的精髓,从而带给所有客人一个美妙而难忘的夜晚。

上海外滩茂悦大酒店
上海外滩茂悦大酒店行政总厨周宏斌认为,酒店收入取决于酒店的规模,为了扩大会议活动市场份额,而提供更多的产品和餐位不是简单的事情。这促使酒店要大力拓展餐饮外卖服务。这对于不受场地的限制而开发新的酒店收入来源是非常明智的做法,同时也是在外宣传酒店品牌的一个绝佳途径。

在菜品方面,周宏斌表示,每一道菜都是根据客人的要求量身定做的,在质量上和酒店里的餐品同样好。对于在提供餐饮外卖服务的注意事项,周宏斌表示,首先要注意外卖场地周围环境是否达到卫生标准。其次,要看交通是否便利,大货车能否到达。第三,要准备足够的食品,特别是自助形式的晚宴。第四,要有所用准备的清单,包括设备、器皿、食品等。最后,要对所有各项工作分配具体化。周宏斌表示,酒店可以提供各种形式的餐饮服务,在酒店里能做的,在外面如果条件具备也都能做,最大的优势是外卖提供的服务以及食品的质量能和在酒店中所提供的一样好。

周宏斌介绍到,酒店曾经为LV、Visa、斯柯达、雷达表、卡地亚、法拉利等公司活动提供过外卖服务。最近的一次是11月25-28日在上海国际赛车场举办的法拉利活动,上海外滩茂悦大酒店提供了全天的外卖送餐服务,包括早餐、午餐、茶歇。

深圳市福朋喜来登酒店
深圳市福朋喜来登酒店高级销售经理谭智表示,餐饮外卖在酒店餐饮收入中大概能占到10%;且能够增加酒店餐饮整体收入点。酒店的外卖市场主要有对展会外卖、4S店外卖以及公司外卖,多为自助形式。

在提供餐饮外卖服务时,谭智告诉记者,需要提前与客户沟通,了解客户需求,还要到现场看场地,沟通细节与运输情况等。深圳市福朋喜来登酒店长期与深圳会展中心合作,提供展会自助餐外卖,还与保税区公司每年都有外卖合作业务,对客户需求能够提出专业的建议与安排,得到客户的一致肯定。此外,酒店还与深圳市赛意法公司保持长期合作,每次提供餐饮外卖服务时,都会1.确定路线与时间,安排车辆与食品;2.提前办理出入关手续;3.提前安排食品包装(保温设施);4.安排服务人员随车到位,提前沟通服务细节;5.活动期间的负责人现场跟进;6.结束时间与撤场安排。

外卖服务注重现场感
深圳威尼斯皇冠假日酒店皇冠会议经理表示,酒店外卖的市场需求在2007年以后逐年增长,在最近几年,其市场需求增长显著。

酒店外卖的市场需求主要表现在:1.随着深圳房地产行业的发展,各种开盘活动也相应增加,现场往往会需要酒店的外卖服务;2.有一些房地产业主会举办一些音乐会、艺术展等,这时也需要酒店能够提供高品质的外卖送餐服务;3.有的新公司会在公司内部举办开业庆祝活动,邀请嘉宾参加,所以会用到酒店的外卖服务。酒店表示,这样的外卖送餐项目可以占到每月收益的5%。

在菜单方面,酒店皇冠会议经理表示并不会具体定性,而是会根据客人的需求、场地的条件来具体制定。因为外卖服务涉及到交通运输、人工搬运等环节,整体费用会比在酒店用餐高出20—30%。

皇冠会议经理告诉记者,酒店会根据客人的需求,做自助餐、烧烤或者鸡尾酒会。在提供外卖餐饮服务时,酒店首先会考虑食品安全,不能影响客人健康,还要根据天气情况安排菜品。比如三文鱼,由于对新鲜程度有严格的要求,不能久放,所以外卖菜单中不会有三文鱼。另外对于在运输过程中美观要受到影响的菜品,比如颜色或形状发生变化,也不会选择。

在场地方面,皇冠会议经理表示,每次外卖的具体菜单都要在考察完场地后才会确定,每次考察场地都会有一个完整的小团队,包括宴会、清洁、销售、厨房、管事等多个部门,严格考察各个环节,比如水源、电源、备餐间,还要有天气变化预案等。

酒店曾经为各大知名企业提供过外卖点心甜品,服务,为了突出和强化活动主题,餐饮部门特别在巧克力和蛋糕上加上公司logo,让外卖服务与整个活动融为一体。

此外,酒店在提供外卖服务时,还会增加一些特别的元素来提升现场感觉。比如,将餐品放入有威尼斯品牌特征的贡多拉船上,为现场增加浪漫和神秘的感觉;服务生穿上帅气的燕尾服穿梭现场提供服务,更加突出会议活动的豪华感。

会议组织者谈酒店外卖
外卖送餐服务让活动更加圆满

桂林国旅会奖中心经理谢培告诉《中国旅业参考》,在桂林举办的高端活动中,几乎都会用到酒店餐饮外卖服务。对于餐饮外卖活动的选择,谢培表示,在为客户提供活动方案时,会首先考虑活动的预算,因为通常一次外卖成本很高,包括设计、搬运、租用场地;还有户外加热工具、厨房、厨师等,比在酒店要求要高很多。

对于会奖活动场地的选择,为了避免千篇一律,客户通常会选择有创意的地方,户外是比较好的选择,所以餐饮外卖是必不可少的。谢培表示通常会选择在当地有特点的地方,而外卖要注意的事项有,食品安全性、天气情况、注意季节变化,如果下雨要备雨棚。在餐品方面,谢培认为酒店的外卖服务基本没什么问题,餐食多提供西餐、自助餐,大多酒店会配合适合外卖的餐单,除此以外,还要考虑服务软件。值得一提的是,有的国外品牌的酒店的外卖服务人员会身着少数民族服装,在开场有一个设计策划,给客人带来新奇的感觉。

谢培曾经带领团队在芦笛岩内举办过300人的法国巴黎银行年会,在木龙湖和芦笛岩举办过400多人的西门子亚太地区技术和渠道会议,采用了桂林喜来登酒店的外卖送餐服务。在芦笛岩举办活动,突出强调灯光的效果,灯光、音乐需要配合出场人物的变幻,在洞内更显得变幻莫测,追光灯紧随重要人物出场,给现场带来震撼感觉,而酒店外卖送餐服务则让这样的户外活动变得圆满。

高星级酒店的餐饮外卖服务有品质保证
国旅海南会展有限公司项目总监冯宝丹认为,2010年海南的会奖旅游市场整体呈上升趋势,但由于大环境的变化,天灾及世界经济环境的影响对会奖旅游市场产生了刺激,市场开始出现洗盘现象,优胜劣汰的市场规则明显显现。强者更强,弱者退市。对于会奖活动在什么情况下会选择酒店的外卖送餐服务,冯宝丹告诉记者,如果会场酒店无法满足在会人数足够的用餐量或者活动场地内无法提供用餐时,会选择酒店的餐饮外卖服务。

对于酒店的餐饮外卖服务的市场需求,冯宝丹表示,当会展场地及大部分公共广场建筑的大规模兴建,为会奖活动可以提供大量的户外活动场地时,酒店外卖送餐服务则会被大面积刺激,市场需求将显著增长。

在如何为会奖团选择提供外卖送餐服务的问题上,冯宝丹介绍到,酒店具有较为全面的服务和质量保证,出品精细,并可以提供相应的人员服务、设备服务等,会根据场地、会议主题、参会人员制定相应菜单,整体服务有保障,通常高星级酒店是被考虑的对象。在选择餐饮外卖送餐的过程中,冯宝丹会考察出品样品、听取餐厅服务流程,并考察是否有过相关供货经验等。此外,她表示还会关注酒店的服务人员、设备、流程、速度效率等,为会奖客人把好餐饮关。

冯宝丹曾经选择过海南新国宾馆、宝华海景大酒店的餐饮外卖服务,印象深刻。她曾经在海口会展中心组织汽车展览会时选择过茶歇外卖服务,酒店提供了5种小点心,3种水果,咖啡、茶,其中点心造型美观,制作精良,与汽车展览会的主题和品质相一致,得到参会嘉宾的好评。